Sabemos que muchas de sus organizaciones trabajan con contratistas, proveedores y otros terceros que no tienen cuentas de Google. Dado que tenemos en cuenta sus comentarios y que comprendemos que es fundamental que pueda compartir información con estos terceros de forma rápida, fácil y segura, pronto realizaremos cambios en la experiencia del usuario en cuanto al uso compartido de archivos de Google con cuentas ajenas a Google.
Experiencia de uso compartido actual
Actualmente,
se permite que los usuarios compartan archivos fuera del dominio y que envíen invitaciones de uso compartido a cuentas ajenas a Google, los empleados pueden compartir un archivo de Google Drive con cualquier usuario que no tenga una cuenta de Google. Asimismo, si permite que los usuarios externos obtengan una vista previa de los archivos, aquellos que no tienen una cuenta de Google pueden ver el archivo durante 14 días. Si exige el Acceso con Google para los usuarios externos, los usuarios que no tienen una cuenta de Google deben crear una en el plazo de 14 días para poder ver el archivo. Sin embargo, algunos terceros no tienen permiso para crear estas cuentas o no lo hacen a tiempo, lo que significa que la información de sus empleados no llega a los destinatarios deseados.
Naturalmente,
si permite que los usuarios publiquen archivos en la Web, sus empleados también tendrán la opción de
compartir el vínculo público. Sin embargo, muchos usuarios no aprovechan esta opción, ya que no aparece de forma clara como parte del flujo de uso compartido.
Experiencia de uso compartido futura
A fin de facilitar y optimizar este proceso para los usuarios de G Suite y aquellos que sean ajenos a Google, pronto agregaremos en el diálogo de uso compartido la opción de que los usuarios
permitan que el archivo sea visible para cualquier persona que tenga el vínculo.
Su configuración de uso compartido (Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración de uso compartido) mostrará esta opción únicamente si se reúnen TODAS las siguientes condiciones:
- Permite que los usuarios compartan archivos fuera de su dominio.
- Permite que los usuarios envíen invitaciones de uso compartido a cuentas ajenas a Google.
- Permite que los usuarios publiquen archivos en la Web.
- NO tiene seleccionada la opción "Solo destinatarios" en la configuración del Verificador de acceso.
Este es un ejemplo del nuevo diálogo que aparecerá cuando un empleado comparta un archivo con una cuenta ajena a Google, siempre y cuando se cumplan los requisitos mencionados anteriormente.
Si un empleado selecciona la opción "Enviar el vínculo", se activará el
uso compartido de vínculos para ese archivo y cualquier persona que tenga el vínculo podrá ver el contenido. Esta opción permitirá que los terceros accedan al contenido importante sin límites de tiempo y sin tener que crear una cuenta de Google.
Tenga en cuenta que la opción "Enviar una invitación" seguirá estando seleccionada de forma predeterminada para los demás archivos.
Estos cambios se implementarán el 26 de julio para los dominios del lanzamiento rápido y dos semanas más tarde para los dominios del lanzamiento programado.
Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
El lanzamiento rápido se realizará el 26 de julio de 2017, mientras que el lanzamiento programado tendrá lugar dos semanas más tarde
Ediciones:
Disponible para todas las ediciones de G Suite
Ritmo de implementación:
Implementación total (1 a 3 días para que esté disponible la función)
Impacto:
Todos los usuarios finales
Acción:
Administración de cambios sugerida/información
Más información
Centro de ayuda: Cómo establecer permisos de uso compartido de archivos
